Skrifstofan í skýinu

Microsoft Viva var kynnt fyrr á árinu og er byltingarkennd lausn utan um fjarvinnu í Teams þar sem starfsmenn geta haldið utan um flesta þræði og stjórnendur hafa góða yfirsýn yfir verkefni, álag og jafnvel líðan starfsmanna sinna.

Viva byggir á fjórum stoðum sem tengjast. Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning og Viva Topics. Viva Connections; er í raun stafrænn vinnustaður á Teams. Þar geta starfsmenn átt í samskiptum, haft aðgang að nauðsynlegum gögnum og unnið í teymisvinnu.

Hildur Elín Vignir framkvæmdastjóri IÐUNNAR fræðsluseturs segir eftirsóknarvert að innleiða Microsoft Viva í starfsemi fyrirtækja og kostirnir felist ekki síst í því að það er í svo mörgum tilfellum samþætt helsta upplýsingakerfi fyrirtækisins og sé í kerfi sem allir þekkja, Teams. IÐAN mun nýta sér kosti Microsoft Viva í starfsemi sinni og stefnt er að því að veita fyrirtækjum og stjórnendum ráðgjöf um þessa nýju lausn.

Samtengt öllu upplýsingakerfi fyrirtækisins

„Kjarni málsins með Viva er að í grunninn er þetta hefðbundið innranet. Og það sem meira er að stærstum hluta til hefur þessi virkni verið til staðar í Sharepoint í mörg ár. Það sem Microsoft er að gera er að þau taka þessa Sharepoint virkni og appa hana (þ.e. gera að appi) og gera þetta app aðgengilegt og samþætt Teams. Þetta er í raun mjög sniðugt,“ segir Hildur og bendir á að það sé ekki verið að finna upp nýtt kerfi frá grunni. „Það sem er því eftirsóknarverðast er að vinnustaðurinn er að fá frábæra innranets virkni í umhverfi sem það ætti að þekkja og á grunni (þ.e. Microsoft Teams og 365) sem það býr yfir nú þegar. Það þýðir að fyrirtæki geta sett upp sitt eigið innranet á miklu aðgengilegri og fljótlegri hátt en áður. Og þetta innranet er samtengt öllu upplýsingakerfi fyrirtækisins og lifir inni í kerfi (Teams) sem allir í fyrirtækinu eru eða ættu að vera að nota,“ segir hún.

Aðgengi að upplýsingum, ferlum og skjölum tryggt

„Stóra vandamálið hjá mörgum fyrirtækjum sem fóru mjög hratt yfir í fjarvinnslu er að stoðirnar voru ekki til staðar. Upplýsingar voru dreifðar og samskiptarásir einnig. Þarna leysir innranet alls konar vanda. Aðgengi að upplýsingum, ferlum og skjölum er tryggt. Samskiptaverkfæri eins og Teams er einnig samþætt innranetinu sem er gríðarlegur kostur. Ég held að Microsoft sjái fyrir sér að Viva connect og Microsoft 365 lausnin verði í raun stafræna skrifstofa starfsfólk. Þú mætir ekki endilega á skrifstofuna á morgnana, heldur á innranetið.“

Vinna og símenntun fléttast saman

Einna merkilegust er þróunin í tengslum við símenntun innan fyrirtækja. „Draumur Microsoft er að samþætta vinnu og nám/símenntun á þann hátt að símenntun verði sem eðlilegastur hluti af venjulegum vinnudegi. Viva er verkfærið sem á að gera það mögulegt,“ segir Hildur. Viva eigi að færa menntun nær starfsmönnum og stjórnendum á þann hátt að tengja menntafyrirtækin eða námsefnisframleiðendur/söluaðila og starfsmenn/stjórnendur saman. „Það verður því einfalt að leita markvisst eftir fræðslu í gegnum kerfið og miðla henni markvisst til starfsmanna. Fyrirtæki geta einnig sett eigin fræðslu í kerfið og miðlað á sama hátt. Viva verður þannig eitt risastórt fræðslutorg og umsýslukerfi um símenntun starfsmanna. „Hvað stjórnendur varðar þá eru þeir komnir með í hendurnar verkfæri til að miðla og fylgjast með fræðslu sem áður hefði verið mjög dýrkeypt. það eru til svona lausnir háþróaðar en varla á færi smærri fyrirtækja að nýta sér þær. Aðilar eins og Eloomi eru væntanlega að fylgjast mjög vel með,“ segir hún um þessa spennandi þróun.

IÐAN fræðslusetur stefnir á að bjóða upp á fræðslu um Microsoft Viva bráðlega. Skráðu þig hér ef þú vilt frekari upplýsingar.