Gestum fjölgaði um þrjú þúsund þrátt fyrir Covid 19

Haustráðstefna Advania hefur verið haldin í 25 ár og er samofin sögu Advania og forrennara fyrirtækisins. Hún er ein sú elsta sinnar tegundar í Evrópu og einn stærsti tækniviðburður á Íslandi. „Í vor varð ljóst að við gætum ekki haldið 26. ráðstefnuna með hefðbundnum hætti. Við vissum að erfitt yrði að taka á móti þúsund gestum í Hörpu, eins og undanfarin ár,“ segir Hrafnhildur Sif Sverrisdóttir forstöðumaður veflausna hjá Advania sem segir það hafa verið tregablandið að yfirgefa það ráðstefnuform sem þau höfuð þróað og færa sig yfir í stafræna lausn. Þetta er staða sem mörg fyrirtæki á heimsvísu standa frammi fyrir og því fékk IÐAN fræðslusetur Hrafnhildi Sif til að lýsa ferlinu. Það sem helst einkenndi það var að mun fleiri komu að verkefninu en áður og hún telur að það hafi reynst gæfuspor.

Sérfræðingar þvert á fyrirtækið að borðinu

„Hingað til hefur markaðsdeild Advania og 5-7 manna stýrihópur séð um helstu verkefni við skipulagningu ráðstefnunnar. Eftir að við ákváðum að halda ráðstefnuna á netinu og smíða sérstaka lausn til að leysa það verkefni, þá kom vefdeild fyrirtækisins að borðinu. Í hópinn bættust því hönnuðir, forritarar, verkefnastjórar og ýmiskonar hugmyndasmiðir og úr varð verkefni sem leyst var af fjölmörgum sérfræðingum þvert á fyrirtækið.“

Fyrirtæki með sýningarsvæði á ráðstefnunni

Hverju vilduð þið ná fram á ráðstefnunni hvað varðar upplifun gesta?

„Við vildum að ráðstefnan yrði sterk upplifun fyrir þátttakendur og byði uppá gagnvirkni. Við vildum skapa sjónrænan heim sem þátttakendur stigu inn í og gætu fylgst með fyrirlestrum í beinni útsendingu. Eins og áður vildum við bjóða fyrirtækjum að vera með sýningarsvæði til að kynna tækninýjungar og við vildum að hafa kost á að hólfa dagskrána niður, vera með nokkur erindi í gangi á sama tíma og bjóða uppá vídjó og margskonar ítarefni. Eftir árangurslausa leit að lausn sem gæti leyst þetta allt saman fyrir okkur var ákveðið að smíða hana sjálf. Úr varð fjölhæf lausn sem mætti öllum okkar þörfum og fékk frábærar viðtökur meðal þátttakenda.“

Í anda streymisveita

Hvað er nýtt í þessu formi ráðstefnu?

„Ráðstefnan stóð yfir í tvo daga og var 28 fyrirlestrum streymt í beinni útsendingu frá Hörpu og 14 öðrum öðrum stöðum um heiminn. Dagskráin var sett upp í anda streymisveita sem gestir gátu auðveldlega vafrað um. Upptökur af fyrirlestrunum voru svo aðgengilegar í viku og eftir hana hafði verið horft á efnið 6500 sinnum. Fram til ársins 2020 höfðu gestir hverrar Haustráðstefnu Advania verið um 1000. Í stafrænum heimum eru engar sætatakmarkanir og skráðir gestir á rafrænu ráðstefnuna fóru upp í 4658! Því varð gríðarleg nýliðun meðal þátttakenda. Stafrænar ráðstefnu geta því rúmað margfalt fleiri gesti og þær bjóða uppá þann möguleika að bæði fyrirlesarar og þátttakendur geta verið hvar sem er í heiminum. Í stafrænum heimi er líka nóg pláss til að kynna ítarefni og miðla efni á alla mögulega vegu.“

Enginn leiðarvísir

Hverjar voru áskoranirnar?

„Áskoranirnar voru fjölmargar. Það er ekki til neinn leiðarvísir að því hvernig best sé að halda ráðstefnur í stafrænum heimum. Við þurftum að ákveða tækni, búa til viðmót, sem okkur þótti þægilegt og þróa hugmyndina nánast frá grunni.“

Ráðstefnur framtíðarinnar verða blönduð leið

Hvernig heldur þú að þróunin verði í framtíðinni?

Hvað verður mögulegt í þessum efnum? „Við erum allavega sannfærð um að jafnvel þó heimsfaraldurinn réni og fólk geti aftur farið að koma saman, þá sé þetta ráðstefnuform komið til að vera. Það eru nánast engin takmörk á því hvað hægt er að gera í stafrænum heimum. Þess vegna teljum við líklegt að ráðstefnur framtíðarinnar verði blönduð leið þar sem hægt er að mæta á staðinn eða fylgjast með á netinu.“